Câu chuyện doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống dữ liệu và ranh giới pháp lý với hành vi lập “hai sổ kế toán” được các chuyên gia làm rõ tại tọa đàm trực tuyến “Minh bạch sổ sách - Ranh giới giữa quản trị và vi phạm” do Tạp chí Kinh tế - Tài chính phối hợp với Cục Thuế tổ chức ngày 8/5.

Nhiều hệ thống dữ liệu không đồng nghĩa với vi phạm

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu để vận hành, kiểm soát tài chính và ra quyết định kinh doanh. Việc sử dụng đồng thời nhiều hệ thống dữ liệu nội bộ đang trở thành xu hướng phổ biến. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra câu hỏi: đâu là ranh giới giữa quản trị hợp pháp và hành vi lập “hai sổ kế toán” nhằm che giấu doanh thu, làm sai lệch nghĩa vụ thuế?

Chia sẻ tại toạ đàm, bà Trương Thị Mai Phương, Phó Trưởng phòng Quản lý giám sát kế toán doanh nghiệp, Cục Quản lý Giám sát kế toán kiểm toán (Bộ Tài chính) cho biết cần phân biệt rõ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật, kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin qua báo cáo tài chính để phục vụ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế và thanh tra. Trong khi đó, kế toán quản trị tập trung cung cấp thông tin cho nhà quản lý nội bộ nhằm phục vụ phân tích, ra quyết định tài chính và điều hành doanh nghiệp.

Như vậy, trong doanh nghiệp có thể đồng thời tồn tại hai hệ thống này. Cả hai đều có mục tiêu chung là phục vụ hoạt động vận hành của doanh nghiệp, đồng thời cùng dựa trên một cơ sở chung là chứng từ kế toán, dữ liệu đầu vào và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

“Việc tồn tại đồng thời hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị là phù hợp với quy định của pháp luật và không thể mặc nhiên coi đó là hành vi vi phạm”, bà Mai Phương nhấn mạnh.

Tuy nhiên, dù dữ liệu được khai thác dưới nhiều hình thức khác nhau, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm tính đồng nhất, khả năng đối chiếu và giải trình giữa các hệ thống.

Điểm cần lưu ý là pháp luật cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong tổ chức kế toán quản trị, nhưng nghiêm cấm việc lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính.

Theo khoản 10, Điều 13 Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13), hành vi lập từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên là hành vi bị nghiêm cấm.

Bà Mai Phương cho biết, bản chất của hành vi này thường gắn với mục đích gian lận như che giấu doanh thu, ghi nhận sai chi phí hoặc làm sai lệch nghĩa vụ thuế.

Như vậy, ranh giới không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu phần mềm, bao nhiêu bảng dữ liệu hay bao nhiêu báo cáo nội bộ, mà nằm ở tính trung thực, nhất quán và mục đích sử dụng dữ liệu.

Tiêu chí nhận diện quản trị hợp pháp và vi phạm

Ngoài ra, trong quá trình vận hành, không ít doanh nghiệp phát sinh sự khác biệt nhất định giữa dữ liệu quản trị nội bộ và báo cáo tài chính do khác biệt về mục đích sử dụng hoặc phương pháp ghi nhận. 

Từ góc độ cơ quan quản lý, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế (Bộ Tài chính) cho biết, khi phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu nội bộ và báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ đánh giá trên bản chất và nguyên nhân của sự khác biệt.

Trong thực tế, chênh lệch số liệu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân hợp lý như khác biệt về thời điểm ghi nhận doanh thu, phương pháp phân bổ chi phí, cách xây dựng chỉ tiêu nội bộ hoặc mô hình quản trị riêng của doanh nghiệp.

“Điều quan trọng là doanh nghiệp phải có quy trình dữ liệu rõ ràng để giải trình được nguyên nhân của sự chênh lệch”, bà Lan Anh nhấn mạnh.

Theo đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh, bảo đảm số liệu có thể đối chiếu, kiểm tra và chứng minh được rằng sự khác biệt không nhằm che giấu doanh thu hoặc làm giảm nghĩa vụ thuế.

Trong trường hợp dữ liệu có chênh lệch nhưng doanh nghiệp không thể giải trình hợp lý, rủi ro pháp lý vẫn có thể phát sinh.

Đại diện cơ quan thuế cho biết, khi đánh giá các hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp, cơ quan quản lý thường dựa trên ba tiêu chí cốt lõi.

Thứ nhất, tính trung thực và nhất quán. Dữ liệu gốc chỉ có một, từ đó doanh nghiệp có thể trích xuất thành nhiều hệ thống khác nhau phục vụ các mục tiêu quản trị hoặc báo cáo. Tuy nhiên, dù khai thác theo cách nào, dữ liệu vẫn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Thứ hai, khả năng đối chiếu, kiểm chứng. Doanh nghiệp phải xác định rõ đâu là dữ liệu gốc, đâu là dữ liệu tổng hợp, đồng thời bảo đảm khả năng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết.

Thứ ba, mức độ phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh. Hệ thống dữ liệu phải phản ánh đúng những gì thực tế đã phát sinh, không được bóp méo hoặc loại bỏ thông tin nhằm thay đổi nghĩa vụ thuế.

“Nếu dữ liệu phản ánh đúng bản chất hoạt động kinh doanh và doanh nghiệp có khả năng giải trình rõ ràng khi có chênh lệch thì không thể mặc nhiên coi đó là vi phạm”, bà Lan Anh khẳng định.

Chuyển đổi số đang khiến dữ liệu doanh nghiệp ngày càng đa tầng, phân mảnh và được khai thác theo nhiều mục tiêu khác nhau. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ đầu tư vào công nghệ mà còn phải chuẩn hóa quy trình dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị.

Doanh nghiệp được phép vận hành nhiều hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ, nhưng phải bảo đảm tính trung thực, nhất quán và khả năng đối chiếu. Việc lập từ hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.